Conditions d’inscription et d’annulation
Article 1 — Objet et champ d’application
Les présentes conditions s’appliquent aux inscriptions aux événements Teranga Run et Wai Tchai Run organisés par l’association OBJECTIF TERRE D’AVENTURE.
Les caractéristiques propres à chaque édition — destination, dates, durée, prix et programme — sont précisées sur le site et dans les informations communiquées au participant.
Article 2 — Conditions d’inscription
La demande d’inscription est effectuée au moyen du formulaire prévu à cet effet. L’inscription est confirmée selon les modalités communiquées par l’association et après versement du premier acompte demandé pour l’édition concernée.
Le participant s’engage à fournir des informations exactes et à signaler toute modification susceptible d’avoir une incidence sur sa participation.
Article 3 — Prix et prestations comprises
Le prix applicable est celui indiqué pour l’édition choisie. Les prestations comprises et non comprises sont précisées dans la présentation de chaque édition.
Les dépenses personnelles et toute prestation expressément indiquée comme non comprise restent à la charge du participant.
Le tarif de base comprend un hébergement en chambre partagée.
Une chambre individuelle peut être proposée, sous réserve de disponibilité, moyennant un supplément forfaitaire fixé pour l’édition concernée. Son montant exact est communiqué au participant avant la confirmation de la réservation de cette option.
Article 4 — Modalités de paiement
Le participant peut régler le prix de l’édition choisie en une seule fois ou, lorsque cette possibilité est proposée pour l’édition concernée, en plusieurs versements.
Les modalités de paiement disponibles, les montants et les dates des échéances sont précisés dans les informations d’inscription propres à chaque édition et communiqués au participant avant la confirmation de son inscription.
En cas de paiement échelonné, le premier versement intervient lors de la confirmation de l’inscription. Les versements suivants doivent être effectués aux échéances prévues pour l’édition concernée. Le solde doit être réglé selon l’échéancier communiqué pour l’édition concernée, dont la dernière échéance est fixée au plus tard 45 jours avant le départ.
Lorsque la date d’inscription ne permet plus de respecter les échéances prévues, le paiement échelonné n’est plus proposé. Le paiement en une seule fois reste disponible, sous réserve que les inscriptions à l’édition concernée soient encore ouvertes.
Article 5 — Aptitude physique et participation sportive
Les événements comportent des activités sportives, notamment de course ou de marche, dans des environnements et conditions climatiques pouvant être différents des conditions habituelles du participant.
Chaque participant doit s’assurer que son état de santé et sa condition physique sont compatibles avec les activités prévues et respecter les éventuelles formalités médicales communiquées pour l’édition concernée.
Article 6 — Assurance du participant
Il est fortement recommandé à chaque participant de disposer d’une assurance personnelle adaptée couvrant notamment, selon les garanties choisies, l’annulation du voyage, l’interruption de séjour, les frais médicaux, l’assistance et le rapatriement.
Article 7 — Annulation par le participant
Toute demande d’annulation de participation à une édition de Teranga Run ou de Wai Tchai Run doit être adressée par écrit à l’association OBJECTIF TERRE D’AVENTURE à contact@teranga-run.com.
La date de réception de cette demande constitue la date de référence pour l’examen de l’annulation.
L’inscription peut entraîner l’engagement de dépenses nécessaires à l’organisation du séjour, notamment pour les billets d’avion, les hébergements, les transports et les prestations réservées auprès de partenaires locaux.
En cas d’annulation à l’initiative du participant, des frais d’annulation peuvent être appliqués conformément à l’article 8 des présentes conditions, en tenant compte des engagements financiers pris, des sommes éventuellement récupérables et des dispositions légales applicables.
Les possibilités de report de participation sont précisées à l’article 11.
Article 8 — Frais d’annulation et sommes versées
L’inscription confirmée constitue un engagement ferme, sous réserve des droits du participant prévus par les dispositions légales applicables.
Afin d’organiser le séjour, l’association peut réserver des billets d’avion dès l’inscription et engager des dépenses auprès des transporteurs, hébergeurs et autres prestataires. Les conditions de ces réservations peuvent prévoir le versement d’un acompte, le paiement ultérieur d’un solde, des frais d’annulation ou des frais de modification. Certaines sommes peuvent ne pas être récupérables auprès des prestataires.
En cas d’annulation à l’initiative du participant, les sommes versées peuvent rester acquises à l’association à hauteur des frais d’annulation appropriés et justifiables légalement applicables. Leur calcul tient compte notamment de la date de réception de la demande, des engagements pris pour le séjour, des sommes récupérables, des économies réalisées et des revenus éventuellement obtenus par la remise à disposition des prestations.
Une même dépense ne peut être retenue deux fois. À la demande du participant, l’association justifie le montant des frais appliqués.
Les sommes qui doivent être remboursées au participant lui sont restituées conformément aux dispositions légales applicables. Aucun versement n’est conservé automatiquement dans son intégralité au seul motif qu’une réservation a été effectuée.
Ces dispositions ne limitent pas le droit du participant à annuler sans frais ou à obtenir un remboursement lorsque la loi le prévoit.
Article 9 — Modification ou annulation par l’organisateur
Si l’association est contrainte de modifier un élément important de l’événement avant le départ, elle en informe les participants dans les meilleurs délais et leur communique les conséquences de cette modification.
Les modalités applicables à une éventuelle annulation de l’événement par l’organisateur sont déterminées conformément aux dispositions légales applicables.
La réalisation de chaque séjour est subordonnée à un minimum de 15 participants inscrits et payants, hors membres de l’équipe d’organisation.
L’association vérifie si ce minimum est atteint au plus tard 90 jours avant le départ.
Si le nombre minimum n’est pas atteint et que l’association décide d’annuler le séjour pour ce motif, elle notifie cette annulation par écrit aux participants au plus tard 90 jours avant le départ. Les remboursements et les autres conséquences éventuelles de l’annulation sont déterminés conformément aux dispositions légales applicables.
Article 10 — Aptitude médicale et pièces obligatoires
Le participant doit s’assurer que son état de santé et sa condition physique lui permettent de prendre part, en sécurité, aux activités sportives de l’édition choisie, notamment à la course ou à la marche, dans les conditions de terrain et de climat annoncées.
Avant le départ, il doit remettre les pièces d’aptitude exigées pour sa participation et communiquées par l’organisation pour l’édition concernée. Selon les règles applicables à l’épreuve et à la situation du participant, il pourra s’agir notamment d’une licence sportive recevable, d’un certificat médical de non-contre-indication à la pratique concernée en compétition, ou d’un autre justificatif reconnu par les règles applicables. L’organisation précisera la nature du document accepté et sa durée de validité avant d’en demander la transmission.
Le participant informe l’organisation de toute difficulté susceptible d’affecter sa participation, sans avoir à communiquer un diagnostic ou des informations médicales détaillées qui ne seraient pas nécessaires. À défaut de présentation d’une pièce obligatoire dans le délai communiqué, sa participation à l’activité concernée pourra être refusée pour des raisons de sécurité. Les conséquences éventuelles sur les sommes versées seront déterminées conformément aux présentes conditions et aux dispositions légales impératives applicables.
Article 11 — Report de participation et assurances
Report demandé par le participant
Lorsqu’un participant annule sa participation, il peut demander le report de son inscription sur l’édition correspondante de l’année suivante. Ce report n’est pas automatique : il est soumis aux disponibilités et à l’accord écrit préalable de l’association.
Si le report est accepté, l’association communique au participant, avant sa confirmation, le montant des sommes pouvant être porté au crédit de la nouvelle édition, les frais de modification et les dépenses non récupérables légalement imputables, ainsi que toute différence de prix applicable.
Les frais déjà retenus au titre de l’article 8 ne sont pas facturés une seconde fois. Une même somme ne peut donner lieu à la fois à un remboursement et à un crédit pour l’édition suivante.
Si l’édition suivante n’est pas organisée ou si le report accepté ne peut pas être exécuté, la situation est traitée conformément aux dispositions légales applicables. Aucun second report automatique n’est prévu.
Assurance personnelle
Il est vivement recommandé au participant de souscrire personnellement une assurance adaptée couvrant notamment, selon les garanties et exclusions de son contrat, l’annulation, l’assistance médicale, les frais médicaux et le rapatriement.
L’association ne fournit pas cette assurance et ne garantit pas la prise en charge des frais par l’assureur.
Droits du participant
Un report proposé ou accepté ne peut priver le participant d’un remboursement ou d’un autre droit prévu par une disposition légale impérative.
Article 12 — Droit à l’image
Des photographies et vidéos peuvent être réalisées au cours des éditions Teranga Run et Wai Tchai Run. L’utilisation, à des fins de présentation ou de promotion, d’une image sur laquelle un participant est identifiable et constitue le sujet principal fait l’objet d’une autorisation distincte et facultative.
Cette autorisation précise les finalités, les supports concernés — notamment le site Teranga Run, les comptes officiels Facebook et Instagram et les supports de communication de l’association — ainsi que sa durée, fixée à 10 ans à compter de la fin de l’édition concernée. Elle est recueillie au moyen d’une case dédiée, non précochée, séparée de la case d’acceptation des présentes conditions. Le refus de cette autorisation n’empêche pas la demande de pré-inscription ou la participation.
Le participant peut écrire à contact@teranga-run.com pour toute question ou demande concernant l’utilisation future d’une image sur laquelle il est identifiable. Les photographies et vidéos des éditions antérieures restent soumises aux autorisations et conditions qui leur étaient applicables ; le présent article ne les remplace pas rétroactivement.
Article 13 — Données personnelles
L’association OBJECTIF TERRE D’AVENTURE traite les données nécessaires à la demande de pré-inscription, à l’organisation de la participation et aux échanges avec le participant, dans les conditions détaillées par la Politique de confidentialité du site. Elle limite la collecte aux informations nécessaires à ces finalités et en restreint l’accès aux personnes habilitées.
Les éventuels justificatifs d’aptitude ou autres documents contenant des données relatives à la santé font l’objet d’une protection particulière. L’organisation évite de demander des diagnostics ou des informations médicales détaillées lorsqu’un justificatif d’aptitude suffit. Les modalités de transmission, d’accès et de conservation de ces documents doivent être précisées avant leur collecte et respecter les règles applicables aux données de santé.
Le participant peut exercer ses droits sur ses données selon les modalités indiquées dans la Politique de confidentialité, en écrivant à contact@teranga-run.com.
Article 14 — Acceptation des conditions
Avant l’envoi de sa demande de pré-inscription, le participant confirme avoir pris connaissance des présentes Conditions d’inscription et d’annulation et des informations particulières relatives à l’édition choisie au moyen d’une case obligatoire, non précochée.
Cette acceptation est distincte de l’autorisation facultative relative au droit à l’image prévue à l’article 12. La demande de pré-inscription ne constitue pas, à elle seule, une inscription définitive ; celle-ci est confirmée selon les modalités prévues à l’article 2.
Article 15 — Contact
OBJECTIF TERRE D’AVENTURE — Teranga Run / Wai Tchai Run
4 Les Prévalaies
35430 Saint-Guinoux — France
E-mail : contact@teranga-run.com
Téléphone : +33 6 85 25 71 25